Приложение к Постановлению от 17.03.2006 г № 70 Положение
Положение об архивном отделе администрации омсукчанского района магаданской области
1.Общие положения
1.1.Администрация Омсукчанского района в целях эффективной организации архивного дела в Омсукчанском районе реализует полномочия по:
- организации и содержанию архивного отдела администрации Омсукчанского района Магаданской области;
- обеспечению хранения, комплектования (формирование), учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, отнесенные к муниципальной собственности.
1.2.Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрация Омсукчанского района образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.3.Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации Омсукчанского района без статуса юридического лица, имеет гербовую печать для заверения архивных справок, копий, выписок из документов, имеет угловой штамп и бланки с указанием своего наименования.
1.4.Архивный отдел руководит деятельностью архивами муниципальных юридических лиц, имеющих самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием администрации Омсукчанского района - учредителя, а также необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.
1.5.Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и иными нормативными актами Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом Омсукчанского района, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления Омсукчанского района Магаданской области, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, архивного отдела администрации Омсукчанского района и настоящим Положением.
1.6.Положение об архивном отделе утверждается главой администрации Омсукчанского района с учетом рекомендаций (по согласованию) архивного отдела администрации Магаданской области.
В Положении закрепляются: организационно-правовой статус архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.7.Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного отдела устанавливается главой администрации Омсукчанского района.
1.8.Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета администрации Омсукчанского района, и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.
1.8.1.Дополнительными источниками финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета администрации Магаданской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в архивном отделе; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации Омсукчанского района, в том числе полномочий на хранение архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к государственной собственности и расположенных на территории Омсукчанского района);
- внебюджетные средства, в том числе от приносящей доход деятельности архивного отдела, предусмотренной его учредительными документами;
- спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9.Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг архивного отдела утверждается администрацией Омсукчанского района на основании перечня платных работ и услуг, разработанного архивным отделом администрации Магаданской области и утвержденного администрацией Магаданской области.
1.10.Администрация Омсукчанского района обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержания, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче помещения, в котором размещен архивный отдел, другим организациям, администрация Омсукчанского района принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).
2.Задачи и функции
Основными задачами и функциями архивного отдела являются
2.1.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;
- представление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел администрации Магаданской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- подготовка, представление администрации Омсукчанского района и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.1.1.Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, в том числе архивных фондов поселений, входящих в состав архивного фонда Госархива Российской Федерации, в том числе образовавшихся в деятельности администрации Омсукчанского района Магаданской Области с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования Омсукчанский район и Магаданской области;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда, образовавшихся в процессе деятельности администрации Омсукчанского района по реализации отдельных государственных полномочий администрации, которыми она наделена;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда;
- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника) действующих на территории Омсукчанского района;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справок и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2.Архивный отдел по согласованию с администрацией Омсукчанского района может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных, государственных и общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3.Документы негосударственной части архивного фонда Госархива Российской Федерации поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации Омсукчанского района при наличии доверенности.
2.2.Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Омсукчанского района, в том числе:
- составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых администрацией Омсукчанского района Магаданской области и согласовываемых с архивным отделом администрации Магаданской области; систематическая работа по их уточнению;
- отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3.Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве администрации Омсукчанского района муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Омсукчанского района;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в архивный отдел администрации Магаданской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел в порядке, установленном архивным отделом администрации Магаданской области;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4.Информационное обеспечение администрации Омсукчанского района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование администрации Омсукчанского района Магаданской области, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5.Реализация отдельных государственных полномочий администрации Омсукчанского района в сфере архивного дела при наделении ими администрацией Магаданской области в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.
3.Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1.Представлять администрацию Омсукчанского района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2.Выносить на рассмотрение администрации и архивного отдела администрации Магаданской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4.Проверять исполнение муниципальными организациями, расположенными на территории Омсукчанского района, независимо от их ведомственной подчиненности форм собственности, требований федерального законодательства и законодательства Магаданской области в сфере архивного дела.
3.5.Давать в пределах своей компетенции муниципальным организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией Омсукчанского района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.7.Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8.Ставить перед администрацией Омсукчанского района органами государственной власти, вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9.Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договора и производить расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от администрации Омсукчанского района.
3.10.Взаимодействовать в своей деятельности с администрацией Омсукчанского района, организациями, предприятиями и учреждениями района, архивным отделом администрации Магаданской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый администрацией, для рассмотрения и организационно-методических и практических вопросов архивного дела.
4.Организация работы
4.1.Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела являются муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
Начальник архивного отдела назначается и освобождается главой администрации Омсукчанского района.
При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающих представителей администрации Омсукчанского района, а также архивного отдела администрации Магаданской области. Акт приема-передачи утверждается администрацией и представляется в архивный отдел администрации Магаданской области.
4.2.Начальник архивного отдела:
4.2.1.Организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.
4.2.2.Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед администрацией Омсукчанского района и в установленном порядке - перед архивным отделом администрации магаданской области.
4.3.Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работ, утверждаемых администрацией Омсукчанского района с учетом рекомендаций архивного отдела администрации Магаданской области.
4.4.Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется главой администрации Омсукчанского района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов архивного отдела администрации Магаданской области в установленном порядке.