Распоряжение Губернатора Магаданской области от 20.09.2002 № 480-р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области
Р о с с и й с к а я Ф е д е р а ц и я М А Г А Д А Н С К А Я О Б Л А С Т Ь Г У Б Е Р Н А Т О Р Р А С П О Р Я Ж Е Н И Еот 20.09.2002 № 480-рг. МагаданОб утверждении Инструкции поделопроизводству в администрацииМагаданской области 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству вадминистрации Магаданской области. 2. Руководителям управлений, отделов аппарата администрацииобласти, органов исполнительной власти области обеспечить контрольза соблюдением требований настоящей Инструкции. 3. Считать утратившим силу распоряжение губернатора областиот 20.02.98 № 77-р "Об утверждении инструкции по делопроизводствув администрации Магаданской области". И.о. губернатора Н.Н.ДудовУТВЕРЖДЕНАраспоряжениемгубернатора областиот__20.092002__ №_480-р И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству в администрации Магаданской области I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1. Инструкция по делопроизводству в администрацииМагаданской области (далее Инструкция) определяет системуорганизации делопроизводства, устанавливает правила и порядокработы с документами, которые не содержат сведений, составляющихгосударственную тайну, а также с письмами, заявлениями иобращениями граждан в управлениях, отделах аппарата администрацииобласти, органах исполнительной власти области (далееподразделения администрации области). Инструкция составлена всоответствии с "Инструкцией по делопроизводству в АппаратеПравительства Российской Федерации" (2000), "Типовой инструкциейпо делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"(2000). 1. 2. Организацию и совершенствование системыделопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядкаработы с документами в аппарате администрации области осуществляетобщий отдел аппарата администрации области (далее общий отдел). Повопросам организации делопроизводства общий отдел взаимодействуетс подразделениями администрации области, аппаратом областной Думы,органами местного самоуправления области. 1. 3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренныеИнструкцией, обязательны для всех работников подразделенийадминистрации области. Инструктивные письма общего отдела по вопросам организации исовершенствования работы с документами, устранения выявленныхнедостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны дляисполнения в подразделениях администрации области. 1. 4. Проекты постановлений, распоряжений губернатораобласти, другие служебные документы на стадии их подготовки, какправило, являются конфиденциальными. 1. 5. В подразделениях администрации области по распоряжению(указанию) непосредственного руководителя на конкретныхспециалистов возлагаются обязанности по: - контролю за прохождением и сроками рассмотрения документов,писем граждан; - подготовке и ведению номенклатуры дел подразделения; - ведению и формированию дел в соответствии с номенклатуройдел, обеспечению их сохранности, передаче в архив администрацииобласти; - учету входящей и исходящей внутренней корреспонденции. 1. 6. При обращении с документами, поступившими вадминистрацию области, не разрешается вносить правки в тексты,работать с ними вне служебных помещений. Передача работниками подразделений администрации областидокументов или их копий работникам сторонних организацийдопускается только с разрешения руководителя подразделения. Взаимодействие со средствами массовой информации, передачу имкакой-либо служебной информации осуществляет управление по связямс общественностью и национальным вопросам аппарата администрацииобласти. 1. 7. Работники подразделений администрации области несутответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранностьслужебных документов и неразглашение содержащейся в них служебнойинформации. Об утрате документа работники немедленно сообщаютруководителю подразделения и начальнику общего отдела. В этомслучае руководитель подразделения назначает служебноерасследование, о результатах которого информирует начальникаобщего отдела, а в случаях разглашения содержащейся в документахслужебной информации докладывает руководителю аппаратаадминистрации области (далее руководитель аппарата) или егозаместителю. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезниработник по указанию руководителя подразделения через общий отделпередает находящиеся у него на исполнении документы другомуработнику, при увольнении сдает в общий отдел числящиеся за нимдокументы. II. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ Требования к подготовке и оформлению законопроектов, вносимыхгубернатором области в Магаданскую областную Думу в порядкезаконодательной инициативы, заключений на законопроекты,поступившие губернатору области на согласование, в том числе напроекты федеральных законов, порядок рассмотрения и оформленияобластных законов, поступивших губернатору области на подписание,устанавливаются Положением о законодательной деятельностиадминистрации области и Регламентом работы администрации области. III. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ 3. 1. Подготовка, оформление и рассылка постановлений и распоряжений губернатора области 3. 1.1. В соответствии с Уставом Магаданской областигубернатор по вопросам, отнесенным к его ведению, принимаетпостановления, издает распоряжения. Правовые акты губернатора,принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения навсей территории области. 3. 1.2. Постановление - нормативный правовой акт,устанавливающий правовые нормы, обязательные для неопределенногокруга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующиенезависимо от того, возникли или прекратились конкретныеправоотношения, предусмотренные актом. Правовые акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющиеправа и обязанности конкретных лиц, принимаются в формераспоряжений губернатора области. 3. 1.3. Проекты постановлений, распоряжений губернаторуобласти вносят его заместители, руководители подразделенийадминистрации области. 3. 1.4. Подготовка проектов постановлений и распоряженийгубернатора области в соответствии с поручениями губернатораобласти, его заместителей осуществляется в установленные сроки. Ответственность за качество подготовки проектов постановленийи распоряжений губернатора области, их согласование сзаинтересованными сторонами несут руководители подразделений,которые вносят эти документы. Подготовку проектов распоряжений губернатора области покадрам (по вопросам назначения на должность, освобождения отдолжности, направления в командировки, отпуск и другим работников,замещающих высшие и главные государственные должности категории"Б", главные государственные должности категории "В"государственной службы Магаданской области), их регистрацию послеподписания губернатором области, учет и доведение дозаинтересованных лиц осуществляет управление кадров игосударственной службы администрации области (далее управлениекадров и госслужбы). 3. 1.5. Проект постановления или распоряжения губернатораобласти печатается на специальном бланке (образец в приложении №1). 3. 1.6. Каждый проект должен быть согласован. Проектыпостановлений и распоряжений, направленные на согласование,рассматриваются в срок не более 3-х дней. При необходимости срокрассмотрения может быть продлен по согласованию с руководителемподразделения, подготовившего проект. Согласование оформляется визой руководителя либо лица,исполняющего его обязанности, включающей должность визирующего,личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листапервого экземпляра (подлинника) проекта документа. Здесь жеисполнитель указывает сведения о рассылке документа после егоподписания. Возражения по проекту документа излагаются в отдельнойсправке, которая прилагается к проекту. Об этом при визированииставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательнодокладываются лицу, подписывающему документ. Если в процессе согласования в проект вносятся измененияпринципиального характера, то он подлежит повторному визированию.Повторного визирования не требуется, если при доработке в проектдокумента внесены уточнения редакционного характера, не изменившиеего содержания. 3. 1.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатораобласти, как правило, визируются: - исполнителем и руководителем подразделения администрацииобласти, подготовившими проект; - руководителями подразделений администрации области, которымв документе предусматриваются задания или поручения; - заместителем губернатора по направлениям его деятельности; - заместителем руководителя аппарата по направлениям егодеятельности; - начальником правового управления, который подписываетпроекты указанных документов последним из вышеперечисленных лицнепосредственно перед их подписанием губернатором области илилицом, его замещающим; - руководителем аппарата. 3. 1.8. Приложения к проектам постановлений и распоряженийгубернатора области визируются исполнителем и руководителемсоответствующего подразделения администрации области, начальникомправового управления или специалистом правового управления,осуществляющим правовую экспертизу проекта. Визы проставляются наоборотной стороне последнего листа приложения. Проекты постановлений и распоряжений представляются наподпись губернатору области с обязательной визой начальникаправового управления. 3. 1.9. Постановления и распоряжения губернатора областидолжны иметь заголовок. Заголовок располагается от левой границытекстового поля и отделяется от текста 2-3 интервалами. Точка вконце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и болеестрок, печатается через 1 интервал. Текст постановления, распоряжения, как правило, состоит изконстатирующей и распорядительной частей. В констатирующей частиизлагаются причины, основания, цели составления документа. Еслипостановление (распоряжение) издается на основании документоввышестоящих организаций, то в констатирующей части указываетсянаименование этого документа, его дата, номер и заголовок.Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемыедействия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть постановления должна начинаться сослова "ПОСТАНОВЛЯЮ", после него ставится двоеточие. Эта(заключительная) часть содержит решения, выводы, поручения,предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Если текст распоряжения, постановления, а также приложенийсодержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбитьна разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскимицифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могутнумероваться арабскими цифрами или строчными буквами сзакрывающейся круглой скобкой. В положениях, программах, уставах и других подобныхдокументах разделы и главы нумеруются, как правило, римскимицифрами. Текст печатается через полтора межстрочных интервала. 3. 1.10. Приложения должны иметь все необходимые длядокумента элементы (наименование, заголовок, подписи лиц,ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании,утверждении и т.д.). Приложения к постановлениям и распоряжениям губернатораобласти содержат в верхнем правом углу первого листа отметку суказанием названия распорядительного документа, его даты и номера:Приложениек постановлению (распоряжению)губернатора областиот_____________№_____ При наличии нескольких приложений к документу на нихпроставляется порядковый номер: "Приложение № 1", "Приложение № 2"и т.д. Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центрутекста на расстоянии примерно 3-х интервалов. Длина черты 2-3 см. При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить"(прилагаемые положение, программу, состав комиссии и т.д.) насамом приложении в правом верхнем углу располагается словоУТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН (без кавычек и двоеточия в конце слова)со ссылкой на нормативный акт (постановление, распоряжение), егодату, номер.УТВЕРЖДЕНОпостановлением губернатора областиот 02.02.2002 № 37 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе спервым словом наименования приложения, например: положение -УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА. Заголовок к тексту приложения печатается центрированнымспособом. Наименование вида документа приложения (первое словозаголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирнымшрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ ит.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка ипоследующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4интервалами, от текста приложения 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов ихзаголовки печатаются центрированным способом (относительно граництекста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделятьзаголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графытаблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительнымв именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны бытьсогласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице,заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется накаждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второголиста. Подпись состоит из слов "Губернатор" или "И.о. губернатора",печатающихся от левой границы текстового поля, инициалов имени ифамилии лица, подписывающего документ, печатающихся у правойграницы текстового поля. 3. 1.11. Датой документа является дата его подписания. Постановления, распоряжения подписывает губернатор областиили лицо, его замещающее. Постановление и распоряжение губернатора области вступает всилу с момента его подписания, если иное не определено в самомакте. Распоряжение и постановление может быть подписано в любойдень недели, кроме воскресенья. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер поединой нумерации, которая ведется с начала и до конца годараздельно для постановлений и распоряжений. В распоряжении после проставления номера добавляется буква"р" (например: № 28-р). В кадровом распоряжении, регистрацию иучет которых осуществляет управление кадров и госслужбы,добавляются буквы "р/к". Общий отдел рассылает постановления, распоряжения или выпискииз них организациям и лицам не позднее, чем в пятидневный сроксогласно указателю рассылки (перечню организаций), приложеннойисполнителем к проекту документа. Постановления или распоряжения, изменяющие или дополняющиеранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям,которым рассылались эти документы. После регистрации постановления или распоряжения губернатораобласти в общем отделе его текст в трехдневный срок передается насервер локальной вычислительной сети администрации области. 3. 2. Подготовка и оформление постановлений администрации области 3. 2.1. В соответствии с Уставом Магаданской областиадминистрация области во исполнение федеральных законов,нормативных правовых актов Президента Российской Федерации,постановлений Правительства Российской Федерации, законовМагаданской области издает постановления. 3. 2.2. Подготовка и оформление постановлений администрацииобласти осуществляются в соответствии с требованиями,установленными Регламентом работы администрации области и п. 3.1настоящей Инструкции. 3. 3. Оформление совместных решений По вопросам, относящимся к ведению администрации области иотраслевого территориального ведомства, при необходимостипринимаются совместные решения, которые подписываются лицом,уполномоченным губернатором области, и руководителем отраслевоготерриториального ведомства, в 2 экземплярах. Совместным решениям присваиваются порядковые номера по единойнумерации в пределах календарного года. Экземпляр совместного с отраслевым территориальным ведомствомрешения в оригинале после подписания передается в общий отдел.Общий отдел организует рассылку копий совместного решениязаинтересованным организациям и ведомствам согласно приложенномуисполнителем указателю рассылки. 3. 4. Оформление приказов по кадрам 3. 4.1. Приказы по кадрам готовит управление кадров игосслужбы. Приказы оформляются на всех штатных работниковадминистрации области (кроме работников, замещающих высшие иглавные государственные должности категории "Б", главныегосударственные должности категории "В" государственной службыМагаданской области) по приему, перемещению, увольнению и другимкадровым ситуациям. 3. 4.2. Приказы визирует специалист, подготовивший приказ,согласовывает начальник отдела учета, финансов и отчетности,руководитель подразделения, где работает сотрудник, начальникправового управления. 3. 4.3. Подписывает приказ руководитель аппарата. 3. 5. Оформление решений, принятых на совещаниях, проводимых губернатором области или его заместителями 3. 5.1. Организация совещаний, проводимых губернатором илиего заместителями, возлагается на должностных лиц в соответствии сдолжностными обязанностями. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами всрок до 3 дней. 3. 5.2. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, тооб этом производится соответствующая запись в тексте решения.Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании,направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебногопользования". 3. 5.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей:вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий СекретарьПрисутствовали список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих Повестка дня Докладчики по каждому пункту повестки дня Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается втексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае втексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение втексте протокола печатается полностью; при необходимостиприводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения,записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Допускается форма составления протокола, при которойфиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 3. 5.4. Протоколы печатаются на стандартном бланке протоколаили на листе формата А4 и имеют следующие реквизиты: Наименование документа слово П Р О Т О К О Л печатается отграницы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирнымшрифтом и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал ивыравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания указывается приоформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходилоне на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервалапосле реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от неголинейкой и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым илисловесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочныхинтервала ниже предыдущего реквизита. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно другимразмером шрифта и подчеркивается одной чертой после последнейстроки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц,выступавших на совещании (заседании) и краткое содержаниевыступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилиипечатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица, председательствовавшего назаседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы ифамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительносамой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 3. 5.5. Протокол подписывается председательствующим назаседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протокол регистрируется в соответствующем подразделенииадминистрации области, готовившем совещание. При регистрациипротоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарногогода отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседанийколлегии, совета территорий, протоколы технических, экспертныхсоветов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составныеномера, включающие порядковые номера протоколов организаций,принимавших участие в заседании. 3. 5.6. К протоколу прилагается указатель рассылки,подписанный сотрудником подразделения, ответственного заподготовку совещания. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, тодопускается рассылка адресатам соответствующих выписок изпротокола. Копии протоколов совещаний у заместителей губернатораоформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения,ответственным за подготовку совещания, который на первом листекаждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и принеобходимости почтовый адрес организации, которой направляетсякопия протокола, после чего передает подлинник протокола с копиямии указателем рассылки в общий отдел. На копиях протоколовсовещаний, рассылаемых внутри аппарата администрации области,указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым онинаправляются. Копии протокола заверяются печатью, которая проставляется вобщем отделе. После отправки копий протоколов адресатам подлинник протоколасовещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметкао дате отправки копий, направляется в подразделение, готовившеесовещание. Подлинник протокола и указатель рассылки помещается вдело (в соответствии с номенклатурой дел). 3. 5.7. Протоколы совещаний, проводимых губернатором области,оформляются руководителями аппарата в соответствии с поручениемгубернатора. 3. 5.8. Организация подготовки и проведения заседанийсоздаваемых администрацией комиссий (советов), оргкомитетов,рабочих групп, штабов и др., организационно-техническоеобеспечение деятельности которых возложено на аппаратадминистрации области, а также оформление их результатоввозлагается на ответственного секретаря комиссии (...) иосуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. 3. 5.9. Звукозапись заседаний, совещаний, проводимыхгубернатором области или его заместителями, осуществляет отделинформационных ресурсов и программно-технического обеспечения. Звукозапись производится в диктофонном варианте. Расшифровку и распечатку звукозаписи мероприятий организуетобщий отдел после завершения мероприятия в сроки, согласованные сорганизаторами. Диктофонные записи, используемые при расшифровке,размагничиваются сразу после подготовки текста. IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 4. 1. Бланки документов 4. 1.1. В администрации области применяются бланкидокументов: "Администрация Магаданской области", "Губернатор","Первый заместитель губернатора", "Заместитель губернатора","Аппарат администрации области", "Руководитель аппаратаадминистрации области", специальные бланки для постановлений ираспоряжений губернатора области, постановлений администрацииобласти, приказов руководителя аппарата. Могут применяться бланкиподразделений и должностных лиц, если руководитель подразделенияили должностное лицо наделены правом подписи. До тиражированиямакет бланка подразделения согласовывается с начальником общегоотдела. 4. 1.2. Бланки изготавливаются на белой бумаге типографскимспособом, а также с помощью средств электронно-вычислительной икопировально-множительной техники, за исключением бланков, накоторых изображен Государственный герб Российской Федерации илигерб Магаданской области. 4. 1.3. Бланки документов с воспроизведением Государственногогерба Российской Федерации и герба Магаданской области (далее -гербовые) изготавливаются только типографским способом, при этомна каждом бланке проставляется порядковый номер. 4. 1.4. Установлены два основных формата бланков документов -А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Бланки порученийруководителя имеют формат А6 (105 х 148 мм). Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20,0 -левое; 10,0 - правое; 15,0 - верхнее; 20,0 - нижнее. 4. 1.5. Документы, издаваемые от имени двух или болееорганизаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумагибез бланка. 4. 1.6. При переписке между подразделениями администрацииобласти бланки, как правило, не используются. 4. 1.7. Для оформления сопроводительных писем и некоторыхдругих документов могут применяться бланки с трафаретными частямитекста. 4. 1.8. Гербовые бланки подлежат учету. Учет бланков ведет заведующий машинописным бюро в специальномжурнале с использованием специальных реквизитов (при поступлениигербовых бланков - наименование вида гербового бланка, датапоступления, номер сопроводительного документа, наименованиеорганизации-поставщика бланков, количество экземпляров, их номера,а при выдаче - наименование вида бланка, количество экземпляров,номера бланков, наименование подразделения, фамилия и инициалыдолжностного лица-получателя гербовых бланков, расписка вполучении, примечание). Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту сотметкой в учетно-регистрационном журнале. Контроль за использованием и хранением гербовых бланковосуществляет общий отдел. По приказу руководителя аппарата не реже одного раза в годсоздается специальная комиссия и проводится проверка наличия,использования и хранения гербовых бланков. По результатам проверкиоформляется акт, который доводится до сведения губернатора. Тиражирование средствами оперативной полиграфии документов нагербовом бланке, предназначенных для рассылки, допускается приусловии заверения каждой копии документа печатью администрацииобласти. 4. 2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке организационно-распорядительных документовработники администрации обязаны соблюдать правила оформленияреквизитов, изложенные ниже. 4. 2.1. Заголовок к тексту документа Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точнопередавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?", - "Овыделении ", "Об изменении " и т.д. Заголовок составляется лицом, готовящим документ. 4. 2.2. Дата документа Датой документа является дата его подписания(распорядительные документы, письма) или события, зафиксированногов документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план,инструкция, положение) дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающимили утверждающим документ. При подготовке проекта документапечатается только обозначение месяца и года. Документы, изданные совместно двумя или более органамигосударственной власти области должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа: внормативных документах, определяющих права граждан и организаций,а также содержащих сведения финансового характера, используетсясловесно-цифровой способ оформления даты (12 июня 2002 г.), а востальных случаях цифровой в следующей последовательности: день,месяц, год (12.06.2002). 4. 2.3. Подпись документа Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываютсягубернатором области или, по его поручению, заместителемгубернатора. Документы, направляемые подчиненным или сторонниморганизациям, подписываются губернатором области, егозаместителями и руководителями подразделений администрации областив соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица,подписавшего документ (при использовании должностного бланканаименование должности не указывается, независимо от количествалистов в документе), личная подпись и ее расшифровка (инициалы ифамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена напроекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываетсяфактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия(исправления можно внести от руки или машинописным способом,например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы спредлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованиемдолжности. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, но представляющими разные органы, подписи располагаютна одном уровне. На некоторых справках и информациях вместо подписи можетуказываться название соответствующего департамента, комитета,управления, отдела с обязательной визой должностного лица. 4. 2.4. Адресование документа Документы адресуют организациям, их структурнымподразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа должностному или физическому лицуинициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ееструктурного подразделения указываются в именительном, а должностьи фамилия - в дательном падеже, например (здесь и далее по текступримеры наименований организаций, их справочные данные и др.являются условными): Администрация Хабаровского края Отдел писем и приема граждан Ведущему специалисту А.И. Петровой При адресовании документа руководителю организациинаименование организации входит в состав наименования должностиадресата, например: Главному врачу центральной районной больницы И.В. Денисову При направлении документа в несколько однородных организацийих названия указываются обобщенно, например:Председателям комитетов,начальникам департаментов,управлений, отделовадминистрации области При адресовании документа физическому лицу сначалауказываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес,например: Ю.Д. Алексееву ул. Садовая, д.5, кв. 15 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264 Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия"перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Вслучае направления документа большему числу адресатов исполнительприлагает рассылку и вместе с необходимым количеством экземпляровпредставляет в общий отдел. Адрес не проставляется на документах, направляемых ввышестоящие органы и постоянным корреспондентам, в этих случаяхмогут применяться конверты с заранее напечатанными адресами. 4. 2.5. Согласование документа Согласование документа оформляется визой на документе илигрифом согласования. Визирование документа проводится при необходимости оценкиобоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранеепринятым решениям. Представляемые губернатору области на подпись документыдолжны содержать сведения об исполнителе, должны быть завизированыдругими лицами, ответственными за подготовку документа, и вобязательном порядке заместителем губернатора, курирующим данноенаправление деятельности. Документы, содержащие порученияработникам администрации области, должны быть ими завизированы. Виза включает в себя должность визирующего документ, личнуюподпись (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороныпоследнего листа подлинника распорядительного правового акта. Напроекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копииотправляемого документа визы проставляются на лицевой сторонедокумента. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документаоформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляетсяследующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Иванов 28. 10.2001 Согласование проекта документа проводится с органамиуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваютсявнешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующимгрифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,наименование должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личную подпись, расшифровкуподписи и дату согласования; или название документа,подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:СОГЛАСОВАНОЗаместитель министра путей сообщенияРоссийской Федерации______________ __________________(личная подпись) (инициалы, фамилия)30.09.2001или:СОГЛАСОВАНОПисьмо Росархиваот 30.09.2001 № 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" влевом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листесогласования", если содержание документа затрагивает интересынескольких организаций. На документе делается отметка "Листсогласования прилагается". 4. 2.6. Утверждение документа На документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется в правом верхнем углу первого листа документа.УТВЕРЖДАЮЗаместитель губернатора области_______________ А.В. Сидоров(личная подпись)30.09.2002 4. 2.7. Резолюция В состав резолюции входят следующие элементы: фамилияисполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. 4. 2.8. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется шрифтомразмером 8 в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороныпоследнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество)исполнителя, номер его телефона, например: Максимова Нина Сергеевна 2-88-82 или Максимова 2-88-82 4. 2.9. Оформление приложений к документу Приложения должны иметь все необходимые для документареквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за ихсодержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляютследующим образом: Приложение: на 8 л. в 2 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименованияперечисляются с указанием количества листов в каждом приложении ичисла их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о на 3 л. в 2 экз. 2. Проект на 8 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них неуказывается. 4. 2.10. В письмах-ответах обязательно указывается исходящиеномер и дата документа, на который дается ответ. Эти сведениявыносятся в заголовок первого листа. 4. 2.11. Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает: краткие сведения об исполнении, если отсутствуетдокумент, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такогодокумента, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номердела, в котором будет храниться документ; дату, подписьисполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнендокумент. 4. 3. Машинописные работы 4. 3.1. Машинописные работы выполняют специалистымашинописного бюро и приемных руководителей администрации области.Распределение и контроль за выполнением работ осуществляетначальник общего отдела. 4. 3.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.Печатание под диктовку в машбюро не производится. Расшифровка и печатание документов и материалов с магнитныхносителей осуществляется, как правило, в машбюро. 4. 3.3. Печатание производится в порядке поступленияматериалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполненияработ в машбюро определяет заведующий машбюро по согласованию сисполнителем, передавшим материал для печатания. 4. 3.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа. Небрежно и неразборчивонаписанные черновики, правленые карандашом, а также не подписанныеисполнителем, для печатания не принимаются. При подготовке материалов для печатания особое вниманиеследует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,специальных терминов, иностранных слов, географических названий.Сокращения слов применяются только общепринятые. 4. 3.5. Печатание документов производится на бланках всоответствии со стандартными требованиями к оформлению служебныхдокументов или на бумаге стандартных размеров. Допускаетсяпечатание документов с использованием оборотной стороны листа. Припечатании документов соблюдаются установленный порядокрасположения текста, правила орфографии и пунктуации. Корректорские работы специалисты, печатающие документы, непроизводят. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, какправило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланкахформата А5 - через один межстрочный интервал. Документы и тексты, подготавливаемые к типографскому изданию,печатаются, как правило, через два интервала. Документы на двух или более листах должны быть пронумерованы.Номер страницы проставляется арабскими цифрами посредине верхнегополя листа, начиная со второго. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнемуглу проставляется отметка, которая содержит наименование файла намашинном носителе, индекс специалиста, печатавшего документ. 4. 4. Копировально-множительные работы 4. 4.1. Копировально-множительные работы осуществляются вкопировально-множительном бюро. На копирование вкопировально-множительное бюро сдаются только служебные документыи материалы. Копирование производится по заказу, подписанномуруководителем подразделения. Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления. Учет копируемых в бюро документовведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течениеполугодия, после чего уничтожаются. Целесообразность копирования документов и материалов,необходимых для работы в подразделениях администрации области,определяет руководитель подразделения. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке. 4. 4.2. Документы и материалы, как правило, первые экземпляры(подлинники), передаются на размножение в несброшюрованном виде,качественно и четко напечатанными. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинникомдокумента. О выполнении работы делается соответствующая отметка набланке. 4. 5. Использование печатей и штампов 4. 5.1. Печатью заверяется подлинность подписи должностноголица на распорядительных документах, на документах, удостоверяющихправа лиц, на документах, связанных с финансовыми средствами. Дляэтого используется гербовая печать. 4. 5.2. Для заверения копий постановлений и распоряженийгубернатора области используется специальная печать "АдминистрацияМагаданской области. Для постановлений и распоряжений". Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочногохарактера применяются соответствующие мастичные штампы. 4. 5.3. При оформлении командировочных удостоверенийпроставляется печать "Администрация Магаданской области. Отделкадров". 4. 5.4. Оттиск печати проставляется на документах вустановленных местах. При этом оттиск должен захватывать частьнаименования должности лица, подписавшего документ. 4. 5.5. Все печати и штампы регистрируются в специальномжурнале в общем отделе и выдаются работнику под роспись, хранятсяв надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах. Контроль за правильностью хранения и использования печатей иштампов возлагается на начальника общего отдела. 4. 5.6. О случае утери печати и штампа в каком-либоподразделении аппарата администрации области незамедлительноставится в известность начальник общего отдела. 4. 5.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати иштампы уничтожаются, о чем составляется акт. 4. 5.8. Гербовая печать "Администрация Магаданской области"хранится у начальника отдела учета, финансов и отчетности аппаратаадминистрации области и проставляется на документах,подтверждающих права юридических лиц, на документах о расходованииденежных средств, материальных ценностей и на других документах,подписанных губернатором области или его заместителями. Гербовая печать "Губернатор Магаданской области" хранится уначальника общего отдела и ставится на соответствующие документы,подписанные только губернатором области или лицом, его заменяющим. Малая гербовая печать "Администрация Магаданской области"хранится у начальника управления кадров и госслужбы ипроставляется на удостоверениях личности и других удостоверениях,вручаемых гражданам за подписью губернатора области. Круглая печать "Администрация Магаданской области" хранится уконсультанта общего отдела и в правовом управлении. При смене руководителей подразделений печати и штампыпередаются по акту с отметкой в специальном журнале в общемотделе. V. ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 5. 1. Общие положения 5. 1.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится информация, которая не содержит сведений, составляющихгосударственную тайну, касающаяся деятельности администрацииобласти и ее подразделений, ограничение на распространение которойдиктуется служебной необходимостью. 5. 1.2. Не могут быть отнесены к служебной информацииограниченного распространения: - законодательные акты, устанавливающие правовой статусгосударственных органов, организаций, общественных объединений, атакже права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природныхявлениях и процессах, экологическая, демографическая,гидрометеорологическая, гидрогеологическая,санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая дляобеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждани населения в целом, а также производственных объектов; - описание структуры органа исполнительной власти, егофункций, направлений деятельности, а также его адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, обращенийграждан и юридических лиц, решения, принятые по результатам ихрассмотрения; - сведения об исполнении бюджета, использовании другихгосударственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностейнаселения; - документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек иархивов, информационных системах организаций, необходимые дляреализации прав, свобод и обязанностей граждан. 5. 1.3. На документах (в необходимых случаях и на ихпроектах), содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка "Для служебногопользования". 5. 1.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесениислужебной информации к разряду ограниченного распространения,несут персональную ответственность за обоснованность принятиятакого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных вп.5.1.2. 5. 1.5. Служебная информация ограниченного распространениябез санкции соответствующего должностного лица не подлежитразглашению. 5. 1.6. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения сдокументами, содержащими такую информацию, государственныйслужащий может быть привлечен к дисциплинарной или инойпредусмотренной законодательством ответственности. 5. 1.7. В случае ликвидации органа исполнительной властирешение о дальнейшем использовании служебной информацииограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия. 5. 2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 5. 2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" на документах и изданиях, содержащих служебнуюинформацию ограниченного распространения, определяют исполнитель идолжностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правомверхнем углу первой страницы документа за пределами текстовогополя, на обложке и титульном листе издания, а также на первойстранице сопроводительного письма к таким документам. 5. 2.2. Прием и учет (регистрацию) документов, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, осуществляетобщий отдел. 5. 2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" - печатаются, как правило, в машинописном бюро общего отдела.Допускается печатание данного вида документов в другихподразделениях администрации области с использованием средстввычислительной техники (далее СВТ) только в соответствии соспециальными инструкциями по обработке конфиденциальной информациипри помощи СВТ в администрации Магаданской области. На оборотепоследнего листа каждого экземпляра указывается количествоотпечатанных экземпляров, указатель рассылки (при незначительномколичестве адресатов), фамилии исполнителя и специалиста,отпечатавшего документ, дата печати. Например:Отп. в 3-х экз.Экз. № 1 комитет экономикиЭкз. № 2 правовое управлениеЭкз. № 3 в дело 07-07Исп. Иванов В.С., тел. 2-22-33Отп. Петрова В.О.07. 06.2002 Отпечатанные и подписанные документы передаются длярегистрации в общий отдел; - регистрируются и учитываются совместно с другиминесекретными документами. К регистрационному номеру добавляетсяпометка "ДСП"; - передаются работникам под роспись; - пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, заказнымили ценным почтовым отправлением; - размножаются (тиражируются) только с письменного разрешенияруководителя. Учет размноженных документов осуществляетсяпоэкземплярно; - хранятся в запираемых шкафах. 5. 2.4. При необходимости направления документов с пометкой"ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, вкотором поадресно проставляются номера отправляемых экземпляров.Указатель рассылки подписывают исполнитель и руководительподразделения, подготовившего документ. 5. 2.5. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются вдела в соответствии с номенклатурой дел несекретногоделопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещенытакие документы, также проставляется отметка "ДСП". 5. 2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП",утративших свое практическое значение и не имеющих историческойценности, производится по акту. В учетных формах об этом делаетсяотметка со ссылкой на соответствующий акт. 5. 2.7. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одногоработника к другому осуществляется с разрешения соответствующегоруководителя под роспись. 5. 2.8. При смене работника, ответственного за учетдокументов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этихдокументов, который утверждается соответствующим руководителем. 5. 2.9. О фактах утраты документов, дел, изданий, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, либоразглашения такой информации ставится в известность губернаторобласти или лицо, его замещающее, и назначается комиссия длярасследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченныедокументы, дела, издания с пометкой "ДСП" составляется акт, наосновании которого делаются соответствующие отметки в учетныхформах. Акты на утраченные дела постоянного срока храненияпередаются в архив для включения в дело фонда. 5. 2.10. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах илиизданиях, а также в учетных формах делается соответствующаяпометка и об этом извещаются все адресаты, кому ранее этидокументы были направлены. 5. 2.11. Передача конфиденциальной информации сторонниморганизациям посредством копирования информации на магнитныеносители разрешается в соответствии со специальными инструкциямипо обработке конфиденциальной информации при помощи СВТ вадминистрации Магаданской области с письменного разрешенияруководителей подразделений - владельцев информации. VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6. 1. Прием, учет, регистрация поступающей корреспонденции. Отправка документов 6. 1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области,принимается и регистрируется в общем отделе. 6. 1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в работе. Письма граждан регистрируются и учитываются отдельно отдругой корреспонденции в приемной по работе с обращениями гражданработником, отвечающим за данный участок работы. 6. 1.3. Не подлежат регистрации, как правило, статистическиесборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания,рекламные материалы, программы совещаний, конференций,приглашения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительныебилеты, документы без подписей, аналитические обзоры органовисполнительной власти, представляемые для сведения. 6. 1.4. При вскрытии конвертов проверяется правильностьдоставки, комплектность и целостность документов, приложений кним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указаннымна конвертах. При недостаче или повреждении документа составляется акт втрех экземплярах, один из которых остается в общем отделе, второйприобщается к поступившему документу, третий высылаетсяотправителю (приложение № 2). Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях,когда только по ним можно установить адрес отправителя, датуотправки и получения документов. Неправильно адресованные илиошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности иливозвращаются отправителю. 6. 1.5. В общем отделе документ регистрируется вавтоматизированной системе "Контроль и исполнение документов"путем заполнения электронной регистрационной карточки послепроставления на нем регистрационных реквизитов. На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления,они не вскрываются и передаются адресатам в закрытом виде. Поступающие документы регистрируются в день их поступления. Информация о зарегистрированных документах, их прохождении иисполнении хранится не менее пяти лет в технологической базеданных автоматизированной системы "Контроль и исполнениедокументов". 6. 1.6. Зарегистрированные документы передаются нарассмотрение заместителям губернатора лично или через помощниковлибо должностных лиц, на которых возложены функции помощников(далее помощники), в соответствии с распределением обязанностей. Губернатору передаются документы Правительства РоссийскойФедерации, другие документы, исполнение которых требует решенияпервого руководителя, письма, телеграммы областных организаций пофинансовым вопросам и чрезвычайным сообщениям. Процессуальные документы судов (решения, определения,постановления) направляются для их предварительного рассмотренияначальнику правового управления. 6. 1.7. Документы доставляются по назначению в день ихрегистрации, срочная корреспонденция немедленно. Документы,поступившие после 16 часов, на следующий день. Время поступления втаких случаях указывается на документе. После возвращения документов от руководства поручения поисполнению заносятся в карточки электронного учета и передаются наисполнение должностным лицам в тот же день. Поручение по исполнению документа дается в форме резолюции. Врезолюции обязательно указываются: фамилия исполнителя, содержаниепоручения, срок исполнения. После личной подписи автора резолюцииставится дата. Как правило, на документе должна быть однарезолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда вних детализируется порядок исполнения документа. Общий отдел передает исполнителям документы согласнорезолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя,содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении иисполнении документа. Документы, которые исполняются несколькими исполнителями илиподразделениями, передаются им поочередно или одновременно вкопиях. Подлинник передается ответственному исполнителю,указанному в резолюции первым. Оформление поручений руководителейадминистрации области, подготовку необходимого количестваэкземпляров для рассылки этих поручений и прилагаемых к нимдокументов осуществляют их помощники и специалист приемнойруководителя. Если порядок ознакомления исполнителей с документом неопределен автором резолюции, то решение об этом принимаетспециалист общего отдела. При необходимости безотлагательного исполнения поступившегодокумента допускается ознакомление исполнителя с его содержаниемдо рассмотрения документа руководством администрации. 6. 1.8. Внутренняя переписка по вопросам служебнойдеятельности между подразделениями аппарата администрации областиведется без регистрации документов в общем отделе. 6. 1.9. Общий отдел дважды в месяц сверяет наличиедокументов, находящихся на исполнении у работников, с даннымиэлектронного учета о сроках исполнения, направляет напоминанияисполнителям о документах, срок исполнения которых уже истек,представляет начальнику общего отдела сведения о прохождении иисполнении документов. 6. 1.10. Служебная информация может приниматься иотправляться по каналам факсимильной связи, электронной почтой.При необходимости, как входящие, так и исходящие электронныедокументы регистрируются в общем отделе. Поступившие факсограммыпосле регистрации в тот же день передаются адресату, срочные -безотлагательно. Запрещается передавать факсимильной связью, электроннойпочтой любую информацию ограниченного режима доступа, включаяэлектронные копии рукописных материалов. Ответственность засодержание передаваемой информации возлагается на исполнителя,подготовившего материал к передаче. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. Подлинники материалов после передачи информации возвращаютсяисполнителям с отметкой о времени отправления. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. На оригинале переданной или принятой факсограммыпроставляются дата и время передачи (приема) факсограммы,наименование корреспондента (куда направлена или откуда полученафаксограмма) и номер его факса, кому передан оригинал, эти записизакрепляются подписью ответственного лица с приложениемконтрольного талона, полученного по факсу. На местах, где установлены средства факсимильной связи,указанные функции ответственного лица возлагаются на лиц,непосредственно осуществляющих передачу (прием) корреспонденции пофаксу. 6. 1.11. Федеральные законы, указы и распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации, постановления и распоряжения ПравительстваРоссийской Федерации поступают и регистрируются в правовомуправлении. После регистрации поступившего документа правовое управлениепередает его губернатору области или лицу, его замещающему,соответственно через руководителя аппарата или помощника, которыйпри необходимости подбирает к нему соответствующий справочныйматериал (ранее принятые по таким же или подобным вопросамрешения, постановления, распоряжения, другую имеющуюся информацию)и готовит предложения по организации исполнения документа. С резолюцией губернатора области или лица, его замещающего, вкоторой конкретно указывается, кому, что и в какие срокинеобходимо сделать, документ возвращается в правовое управление.Специалист правового управления проводит дальнейшую обработку,после чего направляет документ через общий отдел исполнителю(исполнителям), а копию для контроля помощнику заместителягубернатора, согласно резолюции. После получения материалов с поручением губернатора областиили лица, его замещающего, исполнитель (руководитель комитета,департамента, отдела, управления) совместно с помощникомзаместителя губернатора в установленный срок (если он не указан,то в течение не более одного месяца со дня регистрации документа вправовом управлении) обеспечивает подготовку и представление вадминистрацию области соответствующих материалов (проектпостановления губернатора области, распоряжения, другиепредложения по организации исполнения) во исполнение направленногоправового акта. Персональную ответственность за своевременное и качественноеисполнение поручений губернатора области или лица, егозамещающего, несут руководители комитетов, департаментов, отделов,управлений и ведомств. Подготовленные материалы передаются губернатору илизаместителю губернатора, после чего по его указанию проводитсядальнейшая работа по исполнению документа. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работупо его исполнению координирует должностное лицо, указанное впоручении первым, оно и представляет в администрацию областиматериалы, согласованные с соисполнителями. При необходимости продления срока исполнения поручениядолжностное лицо, указанное в поручении, представляет на имяруководителя, давшего поручение, не позднее чем за 3 дня доистечения срока мотивированную просьбу о его продлении. Непосредственный контроль за исполнением мероприятий, а такжеза ходом выполнения поручения губернатора или лица, егозамещающего, осуществляет соответственно руководитель аппарата илипомощник, он же обеспечивает сбор и подготовку в установленныесроки информации в федеральные органы, если это предусмотрено втексте документа, и предложения губернатору области или лицу, егозамещающему, о снятии документа с контроля. Руководители комитетов, управлений, департаментов, отделовсистематически, но не реже одного раза в 10 дней, знакомятся вправовом управлении с нормативными документами федеральныхорганов, поступившими в администрацию области. Законодательные акты, принятые Магаданской областной Думой,поступившие в администрацию, после регистрации направляютсягубернатору области для ознакомления. Правовое управлениеорганизует их учет, хранение и доведение до заинтересованных лиц. 6. 1.12. Проекты договоров, соглашений (далее проектдоговора), поступающие в администрацию области, подлежатрегистрации в общем отделе. При этом в установленном порядкефиксируются входящий регистрационный номер, дата поступления исведения об отправителе договора, конверт при его наличиисохраняется и прикладывается к поступившему документу. По резолюции губернатора (лица, его замещающего) либозаместителя губернатора области, которому в соответствии с егополномочиями предоставлено право подписания такого проекта, проектдоговора передается через общий отдел на рассмотрение вподразделения администрации области, указанные в резолюции, длязаключения. Специалисты подразделений составляют соответствующиезаключения, утверждаемые руководителями данных подразделений.Руководители подразделений визируют проекты каждого экземплярапредставленного на согласование договора (оборот последнего листа)с указанием следующих реквизитов: занимаемая должность, личнаяподпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата визированиядокумента. При поступлении заключений из подразделений администрацииобласти проект договора рассматривается в правовом управлении,визируется (визируется с замечаниями, не визируется) специалистом,дающим по нему заключение, начальником правового управления ипередается через общий отдел на подписание надлежащемудолжностному лицу. После подписания договора он передается на исполнение ихранение исполнителю. 6. 1.13. В случае, если входящий документ зарегистрирован вобщем отделе, отправляемому из администрации области ответу, какправило, присваивается в общем отделе исходящий номер по единойнумерации. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи.Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии сноменклатурой дел. 6. 2. Работа исполнителей с документами 6. 2.1. Руководители подразделений обеспечивают оперативноерассмотрение документов, доведение их до исполнителей в деньпоступления, контроль за качественным исполнением документов посуществу вопросов. 6. 2.2. При рассмотрении документов руководительподразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первуюочередь. Исполнитель получает документы в день их регистрации или наследующий день в соответствии с указанием руководителяподразделения. 6. 2.3. Исполнение документа предусматривает: сбор иобработку необходимой информации, подготовку проекта ответа, егооформление, согласование, представление на подписание руководствуадминистрации или руководителям подразделений, подготовку кпересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляровдокумента, передает документ на тиражирование в множительное бюро. Документ представляется в общий отдел в 2-х экземплярах:оригинал для отправки адресату и копия для формирования архива. 6. 2.4. При оперативном решении вопросов исполнитель делаетотметки на документе о дате поступления, дате окончательногоисполнения и результате. Все отметки размещаются на свободных от текста местах сподписью их сделавшего. 6. 2.5. Исполнитель несет персональную ответственность заполноту и достоверность информации, использованной при подготовкедокумента. 6. 3. Инвентарный учет документов 6. 3.1. Инвентарному учету подлежат сброшюрованные документы(издания), разработанные в администрации области и поступившие издругих учреждений (предприятий). На инвентарный учет не берутся: - сброшюрованные документы, подшиваемые в дела; - сброшюрованные документы, поступившие для согласования иливременного пользования. 6. 3.2. Инвентарный учет ведется по журналу (приложение № 3).Штамп "Инв. №____" проставляется в левом верхнем углу обложки. 6. 3.3. Тираж и список рассылки разработанных в администрацииизданий определяется руководителем структурного подразделения, вкотором разработан документ. 6. 4. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан 6. 4.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям ижалобам граждан в администрации области и ее подразделенияхведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается наспециально назначенных для этого должностных лиц. 6. 4.2. Все поступающие в администрацию области предложения,заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены,зарегистрированы в день их поступления и переданы руководству нарассмотрение в соответствии с распределением обязанностей илинаправлены в соответствующие подразделения, о чем сообщаетсязаявителю. Регистрация всех (письменных и устных) обращений гражданпроизводится путем заполнения регистрационной карточкиэлектронного учета, при этом у каждого вида обращений своя системаучета, вид регистрационной карточки и индексация (например:письменное заявление - Л-101, личный прием Пр-Л-101).Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора ипорядкового номера поступившего письма. Заявлениям, принятым наличном приеме, присваиваются те же регистрационные номера, что ина карточке личного приема, на заявлении делается соответствующаяпометка (принято на личном приеме). 6. 4.3. Повторным обращениям при их поступлении присваиваетсяочередной регистрационный номер, а в карточке делается отметка"Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка. Повторными считаются предложения, заявления и жалобы,поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу,если со времени подачи первого заявления не истек установленныйзаконодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворенданным ему ответом. Обращения одного и того же лица одинакового содержания,направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения вадминистрацию области, учитываются под регистрационным индексомпервого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемогочерез дробь (например: Д-101/1, Д-101/2). 6. 4.4. Обращения граждан, поступившие в администрациюобласти, требующие ответа заявителю, ставятся на контроль. В этихслучаях в компьютерной карточке делается пометка в левом верхнемуглу "К" и до снятия с контроля она остается в рабочем фонде. Еслиобращение направлено в администрацию области из вышестоящейорганизации с требованием ответа или разъяснения в ее адрес, вправом верхнем углу компьютерной карточки проставляется буква "О",а в соответствующую графу заносится код организации, число и номерсопроводительного письма, на которое надо дать ответ. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, сконтроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесениярешения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.Решение о снятии с контроля принимает должностное лицо,поставившее письмо на контроль. Предложения, заявления и жалобы граждан считаютсяразрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы,приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю. 6. 4.5. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются вподразделениях администрации области в сроки, установленные врезолюции руководителя, рассмотревшего письмо, либо в срок доодного месяца со дня их регистрации в приемной по работе собращениями граждан общего отдела аппарата администрации области(далее приемная по работе с обращениями граждан); обращения, нетребующие дополнительного изучения и проверки не более 15 дней. Вотдельных случаях, по согласованию со специалистом приемной поработе с обращениями граждан, срок рассмотрения письма может быть,в порядке исключения, продлен, но не более чем на один месяц, очем исполнитель уведомляет автора. 6. 4.6. Письма, бессмысленные по содержанию, если они неимеют личных просьб, а также некорректные по тону не подлежатрассмотрению и списываются "в дело" заместителем губернатораобласти, курирующим данное направление деятельности. В карточке электронного учета в графе "Резолюция" ставитсяотметка "без рассмотрения", которая дублируется на письме, суказанием даты и фамилии специалиста. Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержатьобоснование принятого решения. О направлении таких писем "в дело"без рассмотрения начальник общего отдела информирует руководителяаппарата. 6. 4.7. Письменные обращения граждан, в которых не указанаили написана неразборчиво фамилия, которые не содержат данных оместе жительства заявителя либо места работы или учебы, признаютсяанонимными. При регистрации такому письму в учетной карточкеприсваивается номер с индексом "Ан" (анонимное), в графе "Адрес"указывается территория по почтовому штемпелю. Содержание таких писем аннотируется так же, как и другихобращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат. Припринятии специалистом иного решения, он в обязательном порядкеобосновывает его в аннотации. Окончательное решение о рассмотрениианонимного обращения принимает заместитель губернатора, курирующийданное направление деятельности. 6. 4.8. Ответы на обращения дают руководители администрации иначальники отделов. Ответ может быть дан в письменной или устнойформе. В случае устного ответа делается соответствующая запись вделе с указанием даты разговора с заявителем. Авторы писем, как правило, не уведомляются о направлении ихобращений на рассмотрение, если: - по содержанию письмо является некорректным илибессмысленным; - отсутствует полный адрес заявителя; - письмо анонимное. 6. 4.9. Обращения граждан, взятые на контроль в администрацииобласти, ответы к ним и документы, связанные с их разрешением, атакже документы по личному приему граждан формируются в дела.Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. При этом каждое обращение и документы к нему составляютсамостоятельную группу, оформленную в одну обложку, на которойпроставляется индекс и другие реквизиты обращения. 6. 4.10. Прием граждан в приемной по работе с обращениямиграждан организуется ежедневно, кроме выходных дней. Учетвысказанных ими предложений, жалоб и заявлений ведется накарточках установленной для устного приема форме. Переданные на приеме гражданами письменные заявлениярассматриваются как письма граждан, поступившие в администрациюобласти. 6. 4.11. Поручения руководителей администрации области порезультатам личного приема граждан исполняются оперативно. 6. 4.12. Специалист приемной по работе с обращениями гражданосуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданамив письмах и на личном приеме, оперативно и периодическипредставляет губернатору области информацию о количестве ихарактере обращений граждан. VII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7. 1. Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения поручений и документов, зафиксированных вдокументах. Контролю подлежат: - поручения и указания, содержащиеся в законах, указах,постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов; - постановления и распоряжения губернатора области,содержащие поручения с установленными сроками исполнения,требующие контроля; - поручения, задания комитетам, департаментам, управлениям иотделам администрации области, организациям, предприятиям иучреждениям, расположенным на территории области; - документы, по которым требуется ответ в вышестоящие органы; - предложения, заявления и жалобы граждан. 7. 2. На контролируемых документах ставится знак контроля "К"или штамп "Контроль". 7. 3. Организация контроля за исполнением документов должнаобеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действияпо контролю за исполнением включают в себя непосредственнуюпроверку и регулирование хода исполнения, учет и анализрезультатов исполнения контролируемых документов в установленныесроки. 7. 4. Контроль за соблюдением сроков исполнения документовосуществляют: - руководители аппарата администрации области; - помощники губернатора области и его заместители; - правовое управление (юридические документы); - контрольно-аналитический отдел администрации области; - руководители структурных подразделений аппаратаадминистрации области; - общий отдел. 7. 5. Общий контроль за исполнением постановлений ираспоряжений губернатора осуществляет контрольно-аналитическийотдел администрации области. 7. 6. Сроки исполнения документов. 7. 6.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти ивнутренних с даты подписания (утверждения) документа, остальных сдаты их поступления в администрацию области. Сроки исполнения документов определяются руководствомадминистрации области, исходя из срока, установленногоорганизацией, направившей документ, или сроков, установленныхзаконодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в текстепометку "срочно" в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" в10-дневный срок; остальные в срок не более месяца; по парламентским запросам не позднее, чем через 15 дней содня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатовГосударственной и Магаданской областной Думы не позднее, чем через30 дней со дня получения; по поручениям Правительства Российской Федерации до 10 днейили к указанному в них сроку. Если последний день срока исполнения документа приходится нанерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднеерабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 7. 6.2. Срок исполнения документа может быть продлен тольколицом или учреждением, которые его установили. Продление срокаисполнения должно быть оформлено сразу по получении документаисполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срокаисполнения документа, если в процессе исполнения выясняетсяневозможность соблюдения указанного срока. В противном случаедокумент считается неисполненным в срок. 7. 7. Документ снимается с контроля после решения всехпоставленных в нем вопросов и сообщения результатовзаинтересованным учреждениям и лицам. Снять документ с контроля может только то должностное лицо,которое поставило его на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контроля заносятсяв систему компьютерных данных (карточку электронного учета). 7. 8. При необходимости, но не реже одного раза в месяц,общий отдел делает исполнителям напоминания по контролю задокументами, занесенными в компьютерную базу данных, правовоеуправление - по юридическим документам, находящимся на контроле. На 1 и 15 число каждого месяца делается напоминаниеисполнителям о сроке ответа на письма и обращения граждан. Контрольно-аналитический отдел не реже одного раза в кварталинформирует губернатора о выполнении постановлений и распоряжений. 7. 9. Контроль за соблюдением сроков исполнения и выполнениемуказов, распоряжений Президента Российской Федерации,постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерацииосуществляется через правовое управление администрации области. Правовое управление снимает с контроля нормативные акты, еслина них имеется резолюция губернатора или лица, его замещающего, "Вдело"; ежемесячно (по состоянию на 1-е число каждого месяца)направляет исполнителям справку о нормативных актах, находящихсяна контроле. VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 8. 1. Составление номенклатуры дел 8. 1.1. Документы после их исполнения формируются всоответствии с Номенклатурой дел администрации области в дела,представляющие собой совокупность документов или документ,относящийся к определенному вопросу или участку деятельностиадминистрации, подшитый в отдельную обложку. 8. 1.2. Номенклатура дел - систематизированный списокнаименований дел, заводимых в администрации области, с указаниемсроков их хранения (приложение № 4). Номенклатура дел служит для распределения и группировкиисполненных документов в дела, для закрепления индексов дел,установления сроков хранения дел, как схема построения справочнойкартотеки на исполненные документы и является учетным документом вархиве администрации области для дел временного хранения (до 10лет включительно). 8. 1.3. Номенклатуру дел составляет общий отдел,согласовывает ее с экспертной комиссией администрации области иэкспертно-проверочной методической комиссией (далее ЭПМК)архивного отдела администрации области. Номенклатуру делутверждает руководитель аппарата. 8. 1.4. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМКархивного отдела администрации области не реже одного раза в 5лет, если не было структурных изменений в администрации области. 8. 1.5. После утверждения сводной номенклатуры делподразделения администрации области получают выписки изсоответствующих ее разделов для использования в работе. 8. 1.6. Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах.Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документомпостоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел враздел "Общий отдел"; второй используется в общем отделе вкачестве рабочего; третий помещается в контрольно-наблюдательноедело администрации области государственного архива Магаданскойобласти; четвертый в контрольное дело ЭПМК архивного отделаадминистрации области. 8. 1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого годауточняется, утверждается и вводится в действие с 01 январяследующего календарного года. 8. 1.8. Сводная номенклатура дел составляется исогласовывается заново в случае коренных изменений функций иструктуры администрации области. 8. 1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являютсяназвания подразделений аппарата администрации области. 8. 1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел,отражающие все документируемые участки работы аппаратаадминистрации области. 8. 1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждогодела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит изустановленного в администрации области цифрового обозначенияподразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатурев пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскимицифрами. Например: 12-05, где 12 обозначение подразделения, 05порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых вследующей последовательности: название вида дела (переписка,журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы ит.д.); название подразделения (автор документа); названиеорганизации, которой будут адресованы или от которой будутполучены документы; краткое содержание документов дела; названиеместности (территории), с которой связано содержание документовдела; дата (период), к которым относятся документы дела. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончаниикалендарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей поперечню. В графе 5 указывается название перечней документов,использованных при определении сроков хранения дел, проставляютсяотметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др. 8. 1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 8. 2. Формирование и оформление дел 8. 2.1. Формирование дел группировка исполненных документов вдела в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дел. 8. 2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеобщие правила: помещать в дело только исполненные документы, всоответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать вдело документы одного календарного года, за исключениемпереходящих дел; раздельно группировать в дела документыпостоянного и временных сроков хранения; помещать в делаксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В делоне должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс изаголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1","т.2" и т.д. 8. 2.3. Документы внутри дела располагаются вхронологической, вопросно-логической последовательности или ихсочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам ихронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе суказанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно отприказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке пономерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела,систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки идругие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарногогода и систематизируется в хронологической последовательности;документ-ответ помещается за документом-запросом. Привозобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся впредыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года. 8. 2.4. Дела подлежат оформлению при их заведении и позавершении года. Оформление дела подготовка дела к хранению.Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела наобложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительнойнадписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующихподразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, приметодической помощи и под контролем общего отдела и архивногоотдела администрации области. 8. 2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полноеили частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Полное оформление дела предусматривает: оформлениереквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 5);нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела(приложение № 6), составление, в необходимых случаях, внутреннейописи документов дела (приложение № 7); подшивку и переплет дела;внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 8. 2.6. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляютсяследующим образом: записывается наименование организации,подразделения; индекс дела проставляется шифровое обозначение делапо номенклатуре дел; заголовок дела переносится из номенклатурыдел, согласованной с ЭПМК архивного отдела, дата дела указываетсягод(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел,содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящихиз нескольких томов (частей), являются крайние даты документовдела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления)самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, названиемесяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы, кромелиста заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруютсяпростым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углулиста. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей,нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные испецифические документы, представляющие самостоятельный лист вделе, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. После завершения нумерации листов составляется заверительнаянадпись, которая располагается в конце дела. Количество листов вделе проставляется на обложке дела в соответствии с заверительнойнадписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела изсоответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного храненияпишется "Хранить постоянно". 8. 2.7. Для учета документов определенных категорийпостоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документовдела. 8. 2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четырепрокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетомвозможного свободного чтения текста всех документов. Приподготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускаетсяхранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписине составлять. 8. 3. Экспертиза ценности документов 8. 3.1. Экспертиза ценности документов отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их хранения наоснове принятых критериев. 8. 3.2. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в администрации области создается постоянно действующаяэкспертная комиссия (далее ЭК). 8. 3.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работыопределяется положением, которое утверждается руководителемаппарата. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованиюс архивным отделом администрации области. 8. 3.4. Экспертиза ценности документов постоянного ивременного хранения осуществляется ежегодно в подразделенияхадминистрации области непосредственно лицами, ответственными заведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственнымметодическим руководством архивного отдела администрации области. 8. 3.5. При проведении экспертизы ценности документовосуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10лет) хранения для передачи в архив администрации области; отбордокументов с временными сроками хранения и с пометкой "Доминования надобности", подлежащих дальнейшему хранению вподразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,сроки хранения которых истекли. 8. 3.6. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел куничтожению. 8. 3.7. В администрации области в каждом подразделении описина дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описямдокументы сдаются в архив администрации области. Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой дляподготовки сводной описи дел администрации области, которуюготовит общий отдел и по которой он сдает дела на государственноехранение в государственный архив Магаданской области. 8. 3.8. Описи дел подразделений составляются по установленнойформе (приложение № 8) и представляются в общий отдел через двагода после завершения дел в делопроизводстве. 8. 3.9. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов(частей), то каждый том (часть) вносится в опись подсамостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи валовый;графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд делс одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первогодела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "тоже", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью(на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,особенностях их физического состояния, о передаче дел другимподразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 8. 3.10. В конце описи вслед за последней описательнойстатьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами ипрописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последнийномера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерациидел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8. 3.11. Опись дел подразделения подписывается составителем суказанием его должности, согласовывается с начальником общегоотдела и утверждается руководителем подразделения. 8. 3.12. Опись дел подразделения составляется в двухэкземплярах, один из которых передается вместе с делами в общийотдел, а второй остается в подразделении в качестве контрольногоэкземпляра. 8. 3.13. Отбор документов за соответствующий период куничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению(приложение № 9) производится после составления сводных описей делпостоянного хранения за этот же период. Указанные описи и актырассматриваются на заседании ЭК администрации областиодновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителемаппарата только после утверждения ЭПМК архивного отделаадминистрации области описей дел постоянного хранения; после этогоорганизация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты,в соответствии с установленным порядком. 8. 4. Организация оперативного хранения документов и передача документов в архив 8. 4.1. В архив администрации области передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока иххранения и использования в подразделении. Их передача производитсятолько по описям дел. 8. 4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияпередаче в архив администрации области не подлежат. Они хранятся вподразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожениюв установленном порядке. 8. 4.3. Прием каждого дела производится специалистом общегоотдела в присутствии работника подразделения. При этом, на обоихэкземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делаетсяотметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описиуказываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел,дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста общегоотдела и лица, передавшего дела. 8. 4.4. В случае ликвидации или реорганизации подразделениялицо, ответственное за ведение делопроизводства данногоподразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документыв дела, оформляет дела и передает их в архив администрацииобласти, независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8. 4.5. Лица, ответственные за ведение делопроизводства вадминистрации области, обеспечивают сохранность документов. Дела,с момента их заведения и до сдачи в архив, хранятся в рабочихкабинетах в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли исолнечного света. 8. 4.6. Изъятие и выдача каких-либо документов из делпостоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производствовыписок из документов осуществляется с разрешения руководителяаппарата администрации области или другого руководящего работникаадминистрации.Приложение № 1к п. 3.1.5 ПРОЕКТ МАГАДАНСКАЯ ОБЛАСТЬ Г У Б Е Р Н А Т О Р ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) от_____________№______ г. Магадан Оборотная сторона проекта распоряжения (постановления)губернатора области: Подготовлен: _____________________________ (фамилия, инициалы) _____________________________ (должность, место работы) _______________________________ (дата) (подпись) СОГЛАСОВАНО:Должность, место работы Подпись Инициалы, фамилия Дата Разослать:Наименование комитетов, Кол-во Наименование комитетов, Кол-воотделов, экз. отделов, экз.управлений администрации, управлений администрации,предприятий предприятийи организаций области и организаций области Формат А4 (210 х 297 мм) Образец бланка проекта постановления (распоряжения) губернатора областиПриложение № 2к п. 6.1.4УТВЕРЖДАЮ Начальник общего отделаЛичная подпись РасшифровкаподписиДата А К Т Мы, нижеподписавшиеся работники общего отдела аппаратаадминистрации области________________________________________________________________________ составили настоящий акт о том, что"_____"______________________200__ г. при вскрытиипакета__________________________________________________________ внем необнаружено_________________________________________________________________________________________________________________________________________ Настоящий акт составлен в 3-х экземплярах. Подписи:_____________________________ _____________________________ _____________________________ Формат А4 (210 х 297 мм) Форма акта о недостаче или повреждении поступивших в администрацию Магаданской области документовПриложение № 3к п. 6.3.2 Журнал инвентарного учета документов№№ Наименование Издано или поступило Распределение Возврат Уничтожение Примечаниепп документа Откуда Вх. № Кол-во №№ Куда и № исх. №№ Вх. № №№ №№ № и дата поступило сопроводи-те экз. экз. кому документ экз. сопроводи-тель экз. экз. акта , льного направлено а ного кем письма, и дата письма, издано дата дата Форма журнала инвентарного учета документовПриложение № 4к п. 8.1.2Администрация УТВЕРЖДАЮМагаданской области Руководитель аппарата администрации областиНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ00.00.0000 №__________ Подпись Расшифровка______________________ подписи(место составления)На ___________________год ДатаИндекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения дела Примечаниедела (тома, частей) (томов, частей) (тома, части) и № статей по перечню1 2 3 4 5Название разделаНачальник общего отдела Подпись Расшифровка подписиДата Виза лица, ответственного за архивСОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПМК архивного отдела администрации областиот____________№______ от____________№_____ Продолжение приложения № 4 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в_________году в администрации Магаданской областиПо срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой "ЭПК"1 2 3 4ПостоянногоВременного (свыше 10 лет)Временного(до 10 лет включительно)ИТОГО:Начальник общего отдела Подпись Расшифровка подписиДатаИтоговые сведения переданы в архив. Подпись РасшифровкаНаименование должности передавшего подписисведенияДата Формат А4 (210 х 297 мм) Форма номенклатуры дел администрации Магаданской областиПриложение № 5к п. 8.2.5Код ГАМО _______Код администрацииМагаданской области_______Ф. №Оп. №Д. №Государственный архив Магаданской областиАдминистрация Магаданской области(наименование структурного подразделения)ДЕЛО №____ ТОМ №___(Заголовок дела)(Дата) На___________лист Хранить_______________Ф. №Оп. №Д. № Формат С4 (230 х 320 мм) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) храненияПриложение № 6к п. 8.2.5 Лист-заверитель дела №________ В деле подшито ипронумеровано______________________________________лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы______________________пропущенныеномера________ + листов внутреннейописи___________________________________________________Особенности физического состояния и №№ листовформирования дела1 2____________________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) Формат А4 (210 х 297 мм) Форма листа-заверителя делаПриложение № 7к п. 8.2.5 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №______________________№№ Индекс Дата Заголовок Номера Примечаниепп документа документа документа листов дела1 2 3 4 5 6Итого_________________________________________________документов (цифрами и прописью) Количество листов внутреннейописи_______________________________ (цифрами и прописью)Наименование должности лица, Подпись Расшифровкасоставившего внутреннюю опись подписидокументов дела Дата Формат А4 (210 х 297 мм) Форма внутренней описи документов делаПриложение № 8к п. 8.3.8 Администрация Магаданской области___________________________________________________________________ _________ (наименование подразделения)УТВЕРЖДАЮНаименование должностируководителя подразделенияПодпись Расшифровка подписиДата ОПИСЬ №_____№№ Индекс дела Заголовок Дата дела Кол-во Срок Примечаниепп (тома, дела (тома, листов в хранения части) (тома, части) деле дела части) (томе, (тома, части) части)1 2 3 4 5 6 7Название раздела В данную опись внесено________________________дел с№______________ (цифрами и прописью) по №__________________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:Наименование должности Подпись Расшифровка подписисоставителя описи ДатаСОГЛАСОВАНОНачальник общего отдела Подпись Расшифровка подписиДата __________________________________________ 1 Графа 6 опускается в описях дел постоянного храненияПродолжение приложения № 8Передал____________________________________________________________дел (цифрами и прописью) и_________________________регистрационно-контрольных картотекк документам2 (цифрами и прописью)Наименование должности Подпись Расшифровка подписисотрудника структурногоподразделения Дата Принял_____________________дели________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документамНаименование должности Подпись Расшифровка подписисотрудника общего отдела Дата Формат А4 (210 х 297мм) Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения _______________________________ 2 Передаются вместе с делами канцелярииПриложение № 9к п. 8.3.13Наименование подразделенияаппарата администрации областиА К Т____________№________________________________________(место составления)о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранению Наосновании_______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указаниемсроков их хранения)_______________________________________________________________________________________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-историческойценности и утратившие практическое значение документы фонда№____________________________ (название фонда)№№ Заголовок дела Дата дела Номера Индекс дела Кол-во Сроки При-ме-чпп или групповой или описей (тома, дел хранения ание заголовок дел крайние (номен-клат части) (томов, дела (тома, даты дел уры) по частей) части) и за годы номенклатуре номера статей по или № дела перечню по описи1 2 3 4 5 6 7 8 Итого_____________________________делза________________________________годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за_____________годыутверждены, а по личному составусогласованы с ЭПМК архивного отдела администрации области(протокол от_______________________№________)Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписипроводившего экспертизу ценностидокументов Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от___________№_______Продолжение приложения № 9 Документы вколичестве__________________________________________________дел, (цифрами и прописью) весом_________________________ кг сданыв____________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от_____________________________ №_______________Наименование должности Подпись Расшифровка подписиработника, сдавшего документы Изменения в учетные документы внесены.Наименование должности Подпись Расшифровка подписисотрудника общего отдела,внесшегоизменения в учетные документы Дата Формат А4 (210 х 297мм) Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению