Приложение к Постановлению от 16.06.2009 г № 75 Административный регламент
Административный регламент исполнения муниципальной функции «Организация исполнения запросов граждан, поступивших в архивный отдел администрации муниципального образования «Ольский район» 1. общие положения
1.1.Административный регламент по исполнению муниципальной функции "Организация исполнения запросов граждан, поступивших в архивный отдел администрации муниципального образования "Ольский район" (далее - Административный регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации муниципального образования "Ольский район" (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти Магаданской области, архивным отделом администрации Магаданской области, органами местного самоуправления и организациями при осуществлении предоставления муниципальной функции.
1.2.Предоставление муниципальной функции "Организация использования архивных документов, находящихся на хранении в архиве администрации муниципального образования "Ольский район" по запросам граждан осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами: Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", Уставом муниципального образования "Ольский район", утвержденный Решением Собрания представителей муниципального образования "Ольский район" от 29.06.2005 N 194, Положением об администрации муниципального образования "Ольский район", утвержденным Решением Собрания представителей муниципального образования "Ольский район" от 24.05.2006 N 297, Положением об архивном отделе администрации муниципального образования "Ольский район", утвержденным Постановлением главы муниципального образования "Ольский район" от 03.02.2006 N 18.
1.3.Конечным результатом оказания муниципальной функции могут являться:
1.3.1.архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщения об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивная справка подписывается ведущим специалистом - заведующим архивного отдела и исполнителем и заверяется печатью администрации муниципального образования "Ольский район";
1.3.2.архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим или другим способом всего текста документа, официально заверенное архивом;
1.3.3.архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом;
1.3.4.при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка".
1.4.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений.
1.5.Потребителями результатов оказания муниципальной функции являются физические и юридические лица. От имени физических лиц заявления о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре. От имени юридических лиц заявления о выдаче архивной справки, архивной копии могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции.
2.1.1.Информирование о ходе оказания муниципальной функции осуществляется специалистами архивного отдела при личном контакте с гражданами, а также с использованием почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения сообщается при подаче заявления, а в случае сокращения срока - по указанному в заявлении телефону или электронной почте.
2.1.2.Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес пл. Ленина, д. 4, п. Ола, Ольский район, Магаданская область, 685910, тел. (841341) 2-57-14, факс - 2-55-84.
2.1.3.Предоставление муниципальной функции по непосредственному исполнению запросов граждан осуществляется специалистами архивного отдела. Прием граждан проводится во вторник, среду, четверг с 9.00 до 12.00 часов, кроме понедельника и пятницы. Ведущий специалист - заведующий архивным отделом несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов физических и юридических лиц. Запросы рассматриваются ведущим специалистом - заведующим архивным отделом и направляются на исполнение специалисту 2 категории архивного отдела.
2.1.4.Электронный адрес архивного отдела: adm.ola.magadan@inbox.ru.
2.1.5.Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
а) по телефону;
б) по письменным обращениям;
в) по электронной почте;
г) при личном обращении граждан.
По телефону должностные лица архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.
По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
2.2.Общий срок оказания муниципальной функции не должен превышать 30 дней со дня их регистрации.
2.2.1.Срок исполнения технических ошибок, допущенных при оказании муниципальной функции, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в записях.
2.2.2.При невозможности подготовить справку по причине отсутствия необходимых документов заявитель информируется об этом заблаговременно, до истечения срока исполнения муниципальной функции.
2.2.3.Максимальное время ожидания в очереди при подаче документов на получение муниципальной функции не должно превышать 45 минут. Время ожидания в очереди на прием к должностному лицу или получения консультации не должно превышать 20 минут.
2.3.Не подлежат рассмотрению запросы и интернет-обращения граждан не содержащие фамилии, почтового адреса и/или электронного адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению анонимные запросы, запросы, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, а так же запросы в отношении иных лиц, при отсутствии законных полномочий.
2.3.1.Исполнение муниципальной функции осуществляется в кабинете архивного отдела, который находится в здании администрации муниципального образования "Ольский район" с учетом пешеходной доступности, прилегающая территория оборудована местами для парковки автотранспортных средств.
Вход в кабинет архивного отдела оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию об органе осуществляющем оказание муниципальной функции: наименование, место нахождения, режим работы.
Места ожидания оборудованы информационным стендом, содержащим: извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию муниципальной функции; наименование и адреса иных организаций, участвующих в процессе предоставления муниципальной функции; образцы оформления документов, необходимых для оказания муниципальной функции; форма заявления о выдаче архивной справки; образцы заполнения заявлений; схема размещения специалистов и режим приема ими граждан.
2.3.2.Письменный запрос должен содержать следующие реквизиты:
а) наименование организации или должностного лица, которому они адресованы;
б) фамилию, имя, отчество заявителя все их изменения, дату рождения;
в) почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;
г) суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:
д) название, ведомственная подчиненность и адрес организации, время работы, в качестве кого работали;
е) личная подпись и дата;
ж) копия трудовой книжки;
Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.3.3.Поступающие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.
3.Административные процедуры
3.1.Организация предоставления муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
а) регистрация запросов граждан и передача их на исполнение;
б) анализ тематики поступивших запросов граждан;
в) направление запросов граждан на исполнение в органы и организации но принадлежности;
г) подготовка и направление ответов гражданам.
3.2.Поступившие в архивный отдел письменные запросы граждан регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация "проса гражданина является основанием для начала действий по исполнению муниципальной функции. С начала календарного года заводится новый "Журнал регистрации запросов физических и юридических лиц". Запросу о предоставлении информации присваивается порядковый номер по Журналу, который формируется в порядке возрастания и указывается в графе 1 Журнала.
Уполномоченное должностное лицо вносит в графу 2 - фамилию, имя, отчество заявителя, в графу 3 - адрес юридического или физического лица, графу 4 - дату поступления запроса, графу 5 - откуда поступил запрос, содержание запрашиваемой информации отражается в графе 6. В графе 7 указывается, куда направлен ответ, в графе 8 - подпись в получении, в графе 9 - дата исполнения запроса. В последней графе 10 Журнала может содержаться следующая информация: положительный ответ; отрицательный ответ; ответ об отсутствии документов по затрагиваемому вопросу; рекомендация, куда следует обратиться для решения вопроса; о направлении запроса в др. органы; о продлении срока исполнения запроса.
Запросы граждан, поступившие в архивный отдел от депутатов, из комитетов и комиссий палат Федерального собрания Российской Федерации, иных федеральных органов государственной власти рассматриваются следующим архивным отделом в день поступления и передаются на исполнение специалисту 2 категории.
При поступлении интернет-обращения (запроса) гражданина с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме интернет-обращения (запроса) к рассмотрению.
Интернет-обращение (запрос) гражданина, распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.3.Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
а) степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой дат его исполнения;
б) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
в) местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
3.1.4.По итогам анализа тематики поступивших запросов граждан, в течение 7 дней со дня регистрации архивный отдел направляет их со своим письмом по принадлежности в органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
В случае если запрос гражданина требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
3.1.5.Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации архивный отдел письменно уведомляет об этом граждан.
В случае если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом гражданину могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих областных, муниципальных и ведомственных архивов.
Рассмотрение запроса гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Порядок и формы контроля
за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной функции и принятием решений, осуществляется ведущим специалистом - заведующим архивным отделом.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностным лицом положений настоящего Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации.
Контроль за оказанием муниципальной функции может также осуществляться органами прокуратуры, иными надзорными органами в пределах их компетенции и в соответствии с нормативными документами, регулирующими их деятельность.
4.2.Контроль за полнотой и качеством оказания муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архивного отдела.
Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
4.3.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых в ходе предоставления муниципальной функции
на основании настоящего Регламента
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной функции на основании настоящего Регламента в досудебном и судебном порядке;
Заявитель вправе обжаловать действия или бездействия и решения должностных лиц:
а) ведущему специалисту - заведующему архивным отделом;
б) в администрацию муниципального образования "Ольский район";
в) в судебном порядке.
Заявитель вправе обратиться с жалобой лично или письменно.
Гражданин в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
а) фамилию, имя, отчество;
б) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
в) изложение сути жалобы;
г) личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменной жалобе документы и материалы, либо их копии.
5.2.Ведущий специалист - заведующий архивным отделом: обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего жалобу, или его законного представителя; вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов. Ответ на жалобу подписывается руководителем архивного отдела.
Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в жалобе.
Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях руководитель архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего жалобу.
Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
5.3.Архивный отдел при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить жалобу без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить гражданину, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, -о чем сообщается гражданину, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в жалобе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архивного отдела, вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. О данном решении уведомляется гражданин, направивший жалобу.
5.4.Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяются законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
6.Ответственность работников при исполнении муниципальной
функции "Организация использования архивных документов,
находящихся на хранении в архиве администрации
муниципального образования "Ольский район" по запросам
граждан
6.1.Специалисты архивного отдела несут в соответствии с законодательством Российской Федерации ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением.
Персональная ответственность работников архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях.
6.2.Сведения, содержащиеся в обращениях, а так же персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
6.3.При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации, курирующий работу архивного отдела администрации муниципального образования "Ольский район".
7.Отчетность по исполнению запросов граждан
7.1.Отдел готовит в конце каждого квартала отчеты по исполнению запросов граждан.
7.2.Отдел в конце года готовит плановый аналитический отчет по исполнению запросов граждан, где указываются данные:
а) общее количество исполненных запросов;
б) с положительным результатом, исполненные в срок;
в) количество непрофильных запросов;
г) количество выданных справок за год.